Gegevensbescherming

GEGEVENSVERWERKING

Alle scholen van Stichting Primo Schiedam werken met het ‘Privacy reglement’ en  het ‘Informatie beveiliging en privacy-’ (IBP) beleid opgesteld door het bestuur waarmee is ingestemd door de Gemeenschappelijk Medezeggenschapsraad (GMR) (zie hiervoor: www.primoschiedam.nl/privacy).

Montessori Schiedam verzamelt en bewaart (persoons)gegevens die relevant zijn voor de bekostiging en organisatie van het onderwijs en aanvullende diensten.

Leerlingdossier

Vanaf de aanmelding van kinderen waarvoor een plaatsingsgarantie geldt, wordt een digitaal leerlingdossier gemaakt.

Montessori Schiedam heeft hiernaast vanaf het moment van inschrijven een papieren dossier waarin enkel worden bewaard:

  • Het door de ouder(s) ingevulde aanmeld- & inschrijvingsformulier;
  • De tenminste bij inschrijving door één ouder ondertekende leerlingkaart waarop de aanmeldgegevens vermeld staan;
  • De ondertekende ouderverklaring in het kader van de gewichtenregeling.

Het digitale leerlingdossier bestaat uit twee componenten:

  • De leerlingadministratie
  • Het inhoudelijk gedeelte is gericht op onderwijskundige aspecten en begeleidingsaspecten.

Dit digitale leerlingdossier bevindt zich in het webbased programma ParnasSys.

De applicatie-beheerder, de directeur, de administratief medewerker en de coördinator passend aanbod hebben inzage- en bewerkingsrechten voor wat betreft de gegevens van alle kinderen.

Leraren, waaronder leraren in opleiding en langdurige invallers hebben alleen bewerkingsrechten voor  uitvoeren van de aan hen toebedeelde taken.

Gegevens uit de leerlingdossier mogen slechts met toestemming van de ouder(s)/verzorger(s) verstrekt worden aan derden.

Montessori Schiedam is echter verplicht om gegevens aan bepaalde professionals te verstrekken.

Dit is het geval bij:

  • De overgang naar een andere school;
  • Verzoek tot inzage van of controle op gegevens door de Inspectie van het Onderwijs;
  • Noodsituaties: In geval van calamiteiten worden artsen, het ziekenhuis en hulpdiensten geïnformeerd.
  • Vermoedens van ongeoorloofd verzuim door de leerplichtambtenaar;
  • Vermoedens van kindermishandeling;

Daarnaast worden , enkel voor het uitvoeren van de specifieke taken relevante, gegevens in de leerlingenadministratie beschikbaar gesteld aan:

  • De penningmeester van de ouderraad i.v.m. de inning van de ouderbijdrage;
  • Medewerkers van het samenwerkingsverband “Onderwijs dat past”, waaronder de schoollogopedist voor het plannen van de werkzaamheden en om in voorkomende gevallen contact op te kunnen nemen met ouders;
  • Het Centrum voor Jeugd & Gezin voor het plannen van werkzaamheden;
  • De Bibliotheek Schiedam, i.v.m. het voeren van de uitleenadministratie in het kader van “de Bibliotheek op school”, waaronder de bibliotheekconsulent en de vrijwilligers die de uitleen van boeken verzorgen;
  • Jeugdtandverzorging “Mondzorg voor Kids” in verband met het op de juiste plaats ophalen en terugbrengen van kinderen die door hun ouders hiervoor zijn aangemeld.

In de leerlingadministratie verzamelt en bewaart Montessori Schiedam de volgende gegevens:

  • adres- en contactgegevens worden (i.v.m. het eventueel organiseren van reünies) blijvend bewaard;
  • gegevens over in- & uitschrijving en aan- & afwezigheid worden tot 5 jaar na uitschrijving bewaard;
  • gegevens die in verband met de bekostiging van het onderwijs nodig zijn om het leerlinggewicht vast te stellen maken deel uit van de inschrijving en worden tot 5 jaar na uitschrijving bewaard.

Adresgegevens van kinderen en hun ouders zijn aan de hand van het  Burgerservicenummer via de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP). De uitwisseling verloopt automatisch van het BRP via DUO naar ParnasSys.

In het inhoudelijk gedeelte verzamelt en bewaart Montessori Schiedam de volgende gegevens:

  • gegevens over de ondersteuningsbehoefte, als het kind die heeft;
  • gegevens over de gezondheid van het kind als die nodig zijn voor eventuele speciale begeleiding of voorzieningen;
  • gegevens over de vorderingen en de resultaten van het kind, meestal uit het leerlingvolgsysteem;
  • gespreksverslagen;
  • afspraken gemaakt over het kind.

De gegevens in het inhoudelijke gedeelte van het leerlingdossier van kinderen die naar het speciaal onderwijs zijn uitgestroomd, worden tot 3 jaar na uitschrijving bewaard; van alle andere kinderen worden deze gegevens tot 2 jaar bewaard.

Het leerlingdossier is in zijn geheel toegankelijk voor de aan de school verbonden medewerkers, waaronder, naast de administratief medewerker, ook begrepen zijn de leden van het ondersteuningsteam  mits zij onderwijskundige en/of opvoedkundige betrokkenheid hebben bij het betreffende kind.

Ouders hebben het recht het leerlingdossier in te zien; dit geldt ook voor ouders die geen ouderlijk gezag (meer) hebben. Om van dit recht gebruik te maken benadert de ouder de directeur met een verzoek tot inzage. Er wordt dan een afspraak gemaakt. Tijdens het moment van inzage is een medewerker van de school aanwezig.

Ouders hebben ook correctierecht en kunnen de school verzoeken verkeerde gegevens in het leerlingdossier van het kind te verbeteren of te verwijderen.

Digitale systemen

Naast ParnasSys, waarin het leerlingdossier zich bevindt, maakt Montessori Schiedam ook gebruik van andere digitale systemen. Aan deze systemen worden ten hoogste naam, geboortedatum en het leerjaar waarin het kind is geplaatst verstrekt.

Het bestuur van de stichting Primo Schiedam, waarvan Montessori Schiedam deel uitmaakt, heeft met alle aanbieders van de digitale systemen bewerkingsovereenkomsten afgesloten, zodat daarmee is voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensregistratie (AVG).

  • server kunnen benaderen of met iPads kunnen werken
  • Alle gebruikers van het programma ParnasSys gebruiken om in te loggen een Twee-staps-verificatie, om hacken tegen te gaan;
  • Bij het verlaten van een ruimte voor een wat langere tijd, wordt voor alle schermen de schermbeveiliging geactiveerd, zodat deze alleen met het wachtwoord weer te openen zijn;

Mocht er een datalek plaatsvinden, dan zal dit gemeld worden bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van het bestuur, Stichting Primo Schiedam conform het protocol datalekken.

Deze digitale systemen zijn:

  • Basispoort: Een platform van de schooluitgeverijen dat digitale software voor de kinderen beschikbaar stelt;
  • Onderwijs Transparant: Een beveiligd systeem om de leerlinggevens te kunnen overdragen aan het voortgezet onderwijs of aan professionals die betrokken zijn bij de realisatie van passend onderwijs.
  • Montessori Schiedam gebruikt ook enkele producten van Microsoft; deze worden niet gebruikt voor persoonsgegevens.

Datalekken

Montessori Schiedam doet er alles aan om datalekken te voorkomen.

  • Leerlinggegevens, verslagen van oudergesprekken en andere documenten met gevoelige informatie worden niet zo maar via e-mail verstuurd. Montessori Schiedam gebruikt hiervoor alleen de digitale systemen (ParnasSys en Onderwijs Transparant) of een e-mailtransscriptie die de overdracht veilig verzorgt;
  • Groepsmappen met o.a. lesvoorbereidingen, leerlingenlijsten, notities en andere zaken voor het dagelijks gebruik door de leerkracht worden altijd na gebruik achter slot en grendel of buiten zicht in de klas opgeborgen;
  • Personeelsleden beschikken over een eigen account waarmee zij via werkstations de centrale server kunnen benaderen of met iPads kunnen werken
  • Alle gebruikers van het programma ParnasSys gebruiken om in te loggen een Twee-staps-verificatie, om hacken tegen te gaan;
  • Bij het verlaten van een ruimte voor een wat langere tijd, wordt voor alle schermen de schermbeveiliging geactiveerd, zodat deze alleen met het wachtwoord weer te openen zijn;

Mocht er een datalek plaatsvinden, dan zal dit gemeld worden bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van het bestuur, Stichting Primo Schiedam conform het protocol datalekken.

PUBLICEREN BEELDMATERIAAL

In Montessori Schiedam laten wij ouders met foto’s (en soms met video’s) zien waar we mee bezig zijn. Opnames worden gemaakt tijdens verschillende gelegenheden, bijvoorbeeld tijdens activiteiten of in de groep. Soms zijn kinderen herkenbaar op dit beeldmateriaal.

Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met foto’s en video’s. Wij plaatsen geen foto’s waardoor kinderen of hun ouders schade kunnen ondervinden. We plaatsen bij foto’s en video’s geen namen van kinderen.

Er wordt gebruik gemaakt van verschillende communicatiemiddelen. Bij het vragen om toestemming worden de middelen die worden gebruikt voor specifiek Montessori Schiedam en voor de Stichting Primo Schiedam (de organisatie waar wij onderdeel van uitmaken) onderscheiden.

Ouders wordt op het moment van inschrijving éénmalig verzocht om een formulier over het maken en publiceren van beeldmateriaal in te vullen en te ondertekenen, vervolgens ontvangen alle ouders  jaarlijks aan het begin van het nieuwe schooljaar een mail met een verwijzing naar de mogelijkheid om uw gegeven toestemming in te trekken en/of alsnog te verlenen.

Ouders mogen op eigen initiatief natuurlijk altijd terugkomen op de door gegeven toestemming. Ook mag op elk moment alsnog toestemming gegeven worden.

De toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door of in opdracht van Montessori Schiedam worden gemaakt. In die gevallen waarin toch specifieke toestemming noodzakelijk is, bijvoorbeeld foto’s van kinderen voor een externe instantie, zult u dit via een formulier kunnen aangeven.

Het kan voorkomen dat (andere) ouders foto’s maken tijdens activiteiten. Montessori Schiedam heeft daar geen invloed op, maar wij gaan ervan uit dat deze ouders ook terughoudend zijn en zich houden aan de wet- en regelgeving bij het plaatsen van foto’s en video’s op internet.

Montessori Schiedam wijst er in dit verband ook op dat publicatie van foto’s in kranten en tijdschriften (op papier en digitaal) of film- of televisieopnamen van schoolevenementen met kinderen van Montessori Schiedam daarop, onder de zogenaamde vrije nieuwsgaring valt.

school montesorie
Bekijk hier al het nieuws